做好新时期办公室行政管理工作的思考

摘 要：办公室作为每个单位职工日常办公的主要场所，其担负着重要职责，随时代的进一步发展，以往的管理制度是否还能与之适应？是否应该进一步思考新的行政管理制度？只有在新的制度体系下才能更好与时代变化相适应，更好地规范职工工，提高工作人员办事能力与效率，调整好机关单位内部与外部之间的矛盾，有利于机关单位长久健康发展。

关键词：新时期；办公室；行政管理；职能

充分理解办公室制度对机关单位运行的关键

在沟通与协调方面发挥关键作用

办公室起到了调节的作用，领导交代任务于职工时，必然通过办公室这一媒介，这与业务处室有所不同；同时不同级别的职工也会在办公室之间相处，办公室相处对同事之间的情感交流起到一定的作用；不同部门的职工及不同隶属关系的领导与员工也要通过办公室协调关系。通过协调沟通，达到消除隔阂，求同存异，最终取得一致的作用。

办公室具有“桥梁”和“纽带”的作用

上级领导的指令传达到下属要通过办公室。上级如同一个大的交通枢纽城市，而办公室的职工如同一个小的城市，两个地方的沟通往来就是在办公室中进行的。所以说办公室具有“桥梁”和“枢纽”的作用，连接着单位内部的交通。

办公室具有“门面”的功能

办公室是机关单位的主要构成，办公室的陈设及风格，对外人来说是第一眼看见的，第一眼了解单位的辅助工具。办公室里员工的作风也展现着整体的面貌。一个乌烟瘴气，作风懒散，迟到早退的机关单位又怎么会做出令人欣然的东西呢。这既会打消单位职工的工作积极性也会使上级领导感到烦感。

办公室具有“辅助”和“落实”功能

办公室职工要准确了解上级领导的指示，将上级领导的精神内容转换成切实可行的实际操作。上级领导指示给出核心观念，而办公室职工要通过自己的理解，全面分析，结合相关信息，结合实际情况，搜集反馈问题来确保上级领导指令的可实施性，或者向上级及时反映相关问题，起到检查，监督，修改，调整的作用，来辅助上级领导指令的成功落实。

办公室行政管理制度内容要点

办公室的纪律管理制度

考勤制度，出勤是办公室行政工作的基础，一定要有明确的制度规范。平常工作规范，工作时的作风问题，如果一个单位工作期间职工被允许做与工作无关的相关事宜，后果可想而知。奖惩制度，“无规矩，不成方圆”没有奖惩制度那么制度建立又有何用。一定要明确奖惩制度，激发职工的工作积极性。

办公室环境卫生管理制度

大家都应自觉爱护公司的公共财物，不能随意破坏，办公室安全问题值得关注，用水用电安全，易燃易爆品的注意。职工之间相互监督。

办公室用品的使用管理制度

作为办公室用品的日常使用人员，一定要规范使用的方式，时间，及相关的注意事宜，不能随意乱用，否则不仅会使办公室用品混乱摆放，使用混乱，不利于办公室人员对办公室用品的使用，还会增加办公室的费用支出，对工作效率及单位财政支出方面产生巨大影响。

办公室用品的采购管理制度

采购办公室用品涉及财务，单位职工应为单位利益考虑，为单位节省财力。所以应该在从机关单位采购时，想着节约，合理，实用等原则。综合单位库存，使用情况各方面进行选购采买，如有特殊采买任务应做好计划，做好记录，采买后要及时索要收据，带回单位填写关于本次采买相关事宜。

办公室處理的五个矛盾的深入思考

大局和小局的矛盾

在处理办公室问题时，经常会面临上下级针对某一问题有不同的看法与见解，这就是大局和小局的问题了，办公室部门就应该秉承着“一切服从于大局，一切服务于大局”的原则进行处理，小局的作用就是为大局准备，小局服从于大局，小局服从于整体。矛盾发生时，大局就是主要，小局跟随大局的整体方向。

主动和被动的矛盾

办公室服务于高层领导，为其决定的事宜做准备，这似乎就决定了它的被动属性。但是实际工作中，办公室应处理好主动与被动之间的关系，办公室中的许多工作都是相似的，对于这些日常的办公事务，办公室可以主动提前去做好准备，这样就将自己的被动状态调整为主动出击，这也有利于机关单位更高效率的工作，更快捷的完成上级领导交代的任务。

“过”与“不及”的矛盾

有时，领导会让你为其出谋划策，这时就有了“过”而“不及”的矛盾了，为其出谋划策时，应该充分考虑领导的想法，为其考虑，提出你的见解，但又不能太过于自我，越位，超出领导的想法，而是为领导多提供一些信息的分析，提供更多的选择，而最终的决定权还是留给领导。

有权不越权的矛盾

时刻记住办公室只是辅助作用，办公室只是为领导搜集信息，分析信息，决不能越俎代庖，办公室只是一个准备的工作，真正的决定还是取决于单位领导。对于上级做出的决定不要加以干预，旨在在自己的职位上做好本职工作，不越权去干预其他决策。

积极不邀功的矛盾

完成任务时要主动，积极去响应，而不是等着领导把任务指明。同时在积极主动做事情的时候，把本职工作做好，没有什么好炫耀的，更没什么值得邀功请赏。处理好积极与不邀功的矛盾。

结束语

处理好办公室的行政管理制度值得更深的思考，新的时代背景有新的要求。办公室作为机关单位的重要组成部门，在机关单位运营过程中发挥着至关重要的作用，全面的办公室行政制度更能让机关单位办事效率更高，处理好办公室的行政制度将更有利于机关单位健康长久的发展。

参考文献：

[1]丁荃.如何做好办公室行政管理工作[J]. 旅游纵览（下半月），2013（11）：316.

[2]谢毅.如何做好办公室行政管理工作之我见[J].青年文学家，2013（12）：234.

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